Le logiciel de gestion tout-en-un pour organisme de formation

Sessions, émargement, Qualiopi, facturation : pilotez tout votre centre de formation depuis une seule interface, à votre marque — sans tableur ni papier.

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Diriger un organisme de formation, c'est jongler entre des plannings Excel, des feuilles d'émargement papier, des preuves Qualiopi éparpillées et des factures reprises à la main. ONN-OFF remplace ces outils dispersés par une plateforme unique, pensée avec un centre de formation réel, pour vous faire gagner des heures chaque semaine.

Tout votre centre, dans un seul outil

• Sessions & planning : promotions, inscriptions, calendrier, vue Gantt, réservation de salles avec détection des conflits.
• Émargement en ligne : vos stagiaires signent au doigt sur leur téléphone via un lien, sans créer de compte — feuilles papier en secours.
• Conformité Qualiopi : les 32 indicateurs suivis, un recueil de preuves alimenté automatiquement par les réponses des apprenants.
• Devis, factures & comptabilité : devis, factures, FEC, TVA, signature électronique des documents.
• E-learning mobile : cours, quiz et examens blancs dans une application aux couleurs de votre centre.
• Marque blanche : votre logo, vos couleurs et votre nom, sur votre propre sous-domaine.

À qui s'adresse un logiciel d'organisme de formation ?

Le besoin n'est pas le même selon la taille de la structure, et le bon outil est celui qui correspond à votre volume réel plutôt qu'à celui que vous espérez atteindre.

• Le formateur indépendant qui vient de déclarer son activité a surtout besoin de produire vite des documents justes : convention, convocation, feuille d'émargement, attestation. Le reste peut attendre.
• Le petit organisme qui prépare sa certification cherche d'abord à ne plus perdre ses preuves. C'est le moment où le suivi des 32 indicateurs cesse d'être un classeur et devient un réflexe quotidien.
• Le centre en croissance jongle avec plusieurs formateurs, des sessions simultanées et des financeurs multiples. Sa contrainte devient la coordination : qui anime quoi, quelle salle, quel dossier de prise en charge.

Ce que le logiciel remplace concrètement

La plupart des organismes ne partent pas de rien. Ils partent d'un empilement qui a fonctionné jusqu'à un certain volume, puis qui commence à coûter plus qu'il ne rapporte. Voici ce qui disparaît en pratique.

Pourquoi choisir une solution tout-en-un ?

Multiplier les outils (un pour le planning, un pour l'émargement, un autre pour la facturation) coûte du temps et fait perdre des informations. Une plateforme unique relie tout : quand vous créez une session, l'émargement, les documents, les preuves Qualiopi et la facturation en découlent automatiquement. Moins de double saisie, moins d'erreurs, un audit Qualiopi serein.

L'écart se mesure surtout le jour de l'audit. Un outil qui stocke des fichiers vous oblige à retrouver, pour chaque session, qui était présent, ce qui a été signé et ce que les stagiaires ont répondu. Un outil qui relie ces éléments entre eux vous les présente déjà rassemblés par session, ce qui change la nature du travail de préparation.

Sept critères pour choisir votre logiciel

Les fonctionnalités se ressemblent d'un éditeur à l'autre. Ce sont ces sept points qui font réellement la différence à l'usage.

• La valeur de vos émargements. Une signature doit être horodatée et rattachée à une séance identifiée. C'est ce qui fait sa valeur probante devant un financeur.
• Le mode de comptage. Par apprenant, par inscription, par formateur ou par session : le même prix affiché peut représenter un coût très différent selon votre activité.
• La sortie de vos données. Vérifiez que vous pouvez exporter vos stagiaires, vos sessions et vos documents sans intervention de l'éditeur.
• La couverture réelle de la certification. Un module qui liste les indicateurs ne vaut pas un module qui collecte les preuves. Demandez à voir un dossier d'audit produit par l'outil.
• Ce que voient vos stagiaires. Ils reçoivent des liens, des documents et parfois une application. Cette interface porte votre image, pas celle de l'éditeur.
• L'hébergement et la protection des données. Localisation des serveurs, contrat de sous-traitance signé, cloisonnement entre organismes, fréquence des sauvegardes.
• Le coût du démarrage. Frais d'installation, reprise de l'historique, formation : ces lignes pèsent souvent plus lourd que l'abonnement la première année.

Combien coûte un logiciel d'organisme de formation ?

Le marché se situe le plus souvent entre quelques dizaines et quelques centaines d'euros par mois, selon le volume traité et les modules ouverts. Voici notre grille, à titre de repère concret. Tous les prix sont hors taxes, sans frais d'installation ni de mise en service.

Le comptage se fait par inscription en session sur l'année civile, et non par fiche créée. Un stagiaire inscrit à trois sessions dans l'année occupe trois places, tandis qu'un contact enregistré au carnet d'adresses n'en occupe aucune. Le compteur repart à zéro au 1^er janvier. Le règlement annuel revient à deux mois offerts. Voir le détail des formules.

Reprendre votre historique sans repartir de zéro

Changer d'outil fait peur pour une raison légitime : la crainte de perdre les sessions passées, et avec elles les preuves des années déjà auditées. La reprise porte en général sur vos stagiaires et vos clients, vos sessions passées avec leurs participants, vos documents signés et vos éléments de facturation. Nous reprenons ces données à partir de vos exports, y compris depuis un autre logiciel, et nous vous accompagnons sur la première session pour vérifier que la chaîne complète fonctionne avant de basculer. Cet accompagnement est ce qui distingue une migration réussie d'un double travail pendant six mois.

Un logiciel français, hébergé en Europe

Vos données sont hébergées sur une infrastructure européenne conforme RGPD, avec cloisonnement strict (aucune donnée ne passe d'un organisme à l'autre), sauvegardes quotidiennes et DPA signé. Vous gardez la main sur votre centre.

Questions fréquentes